Privacy en gegevens
Waarom leggen we gegevens vast?
We leggen jouw gegevens vast omdat dit noodzakelijk is om jou goed te kunnen helpen of ondersteunen. Om bijvoorbeeld de voortgang van hulp bij te houden, is het belangrijk om gespreksverslagen vast te leggen. Ook is het vastleggen van gegevens handig wanneer een andere collega binnen onze organisatie de dienstverlening over moet nemen.
Welke gegevens leggen we vast?
Welke gegevens we vastleggen hangt af van het soort dienst of hulp dat we bieden. De belangrijkste persoonsgegevens die we vastleggen zijn in elk geval naam, adres en contactgegevens. Soms moeten we ook jouw Burgerservicenummer vastleggen. Daarnaast leggen we vast hoe we jou ondersteunen of helpen, denk bijvoorbeeld aan gespreksverslagen of hulpverleningsplannen.
Waar leggen we gegevens vast?
In geval van een hulp- of dienstverleningstraject leggen we deze gegevens vast in een digitaal dossier. Alle dossiers worden opgeslagen in een beveiligd computersysteem. Jij hebt het recht om jouw eigen dossier in te zien: Je kunt je dossier opvragen bij je hulpverlener. Als je het nodig vindt om aanvullingen in jouw dossier te doen of zaken wil laten verwijderen, dan kan dat. Na afsluiting van het contact met jou wordt jouw dossier nog een aantal jaar door ons bewaard. De bewaartermijnen verschillen per hulp- en dienstverlening, van 2 tot 7 jaar. Dossiers zijn niet toegankelijk voor buitenstaanders, en ook binnen de organisatie is de toegang tot dossiers afgeschermd zodat niet iedereen erin kan kijken.
Wanneer delen we gegevens?
Soms is het nodig om bij anderen gegevens over jou op te vragen, of jouw gegevens met anderen te delen. Dit doen we alleen wanneer jij daarvoor toestemming geeft, bijvoorbeeld door een verklaring te ondertekenen met wie we gegevens mogen uitwisselen (denk bijvoorbeeld aan jouw huisarts). Soms moeten we een uitzondering maken, en moeten we gegevens vastleggen of delen zonder jouw toestemming. Bijvoorbeeld wanneer jij of een ander in een ernstige situatie verkeert en er dringend hulp of bescherming nodig is, die alleen snel geregeld kan worden door bepaalde gegevens te delen. In zulke gevallen maken we altijd een zorgvuldige afweging, en we stellen jou op de hoogte wanneer dit het geval is. Daarnaast kan het zo zijn dat binnen de organisatie bepaalde gegevens tussen collega’s gedeeld worden, bijvoorbeeld om te overleggen wat de beste aanpak in jouw situatie is. In dit laatste geval vragen wij tijdens de aanmelding mondeling om jouw toestemming.
Bijzondere situaties
Wanneer er sprake is van huiselijk geweld of kindermishandeling zijn onze medewerkers gebonden aan een meldcode waarin ze verplicht worden om signalen te bespreken en zo nodig te melden bij Veilig Thuis. Daarnaast kunnen medewerkers signalen over jeugdigen melden in de zogenaamde Verwijsindex risicojeugdigen ESAR. Professionals van andere instellingen en organisaties kunnen daar ook signalen in zetten. Door de melding weten hulpverleners sneller of een kind of jongere al bekend is bij een collega. De persoonsgegevens worden geregistreerd, maar de registratie bevat geen inhoudelijke informatie.
Meer weten?
Wil je meer weten over hoe wij omgaan met persoonsgegevens en privacy? Klik dan hier voor onze privacyverklaring.